Hiện nay, trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý, điều hành, tổ chức phòng họp tại các cơ quan, đơn vị là vô cùng cấp thiết bởi với phương thức họp truyền thống, việc in ấn tài liệu mất rất nhiều thời gian và chi phí; sau cuộc họp việc hủy hoặc thu hồi tài liệu tránh lộ lọt, đặc biệt nhiều thông tin phát sinh yêu cầu đột xuất trong cuộc họp đôi khi không thể đáp ứng kịp thời đã ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Vì vậy, phòng họp không giấy C500-VPS là một trong những giải pháp công nghệ mới mang tính đột phá được Học viện ANND chủ động nghiên cứu, triển khai dựa trên việc tích hợp, phát triển các giải pháp nguồn mở nhằm tiếp tục hoàn thiện hệ thống các giải pháp nhằm hiện thực hóa chỉ đạo của Bộ Công an, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí, tăng cường bảo mật thông tin và hiện đại hóa môi trường làm việc.

Đảng uỷ, Ban Giám đốc Học viện và lãnh đạo các đơn vị xây dựng, triển khai nhiều giải pháp công nghệ tại Học viện.

Phòng họp không giấy là hệ thống gồm thiết bị và phần mềm cho phép thực hiện việc họp, trao đổi công việc hoàn toàn trên môi trường điện tử. Người tham gia họp sử dụng trực tiếp các tài liệu số, dữ liệu số, khai thác các ứng dụng số hiệu quả trong quá trình họp giúp giảm thiểu chi phí in ấn, khai thác hiện quả các tài liệu số, tạo không gian làm việc số mới, hiện đại, khoa học, tiện dụng.

Với sự phát triển của chuyển đổi số, các nội dung họp phải được chuẩn bị sẵn sàng trên máy tính với nguồn tài liệu phong phú từ văn bản, hình ảnh, video, các biểu đồ, báo cáo sinh động. Thành viên tham gia cuộc họp có thể khai thác trực tiếp các dịch vụ, dữ liệu số trên hệ thống tức thời để nâng cao chất lượng cuộc họp; có các kênh trao đổi trực tiếp một số ý kiến chưa rõ cho nhau độc lập mà không phụ thuộc vị trí chỗ ngồi, không phải nêu tất cả các thắc mắc ra cuộc họp chung để giảm thời gian, tạo sự đồng thuận nhanh; kết hợp xử lý các công việc trên môi trường điện tử để đảm bảo tiến độ các công việc; có kênh trực tiếp qua mạng để người không tham gia họp cũng có thể bổ sung tài liệu và chuyển qua mạng. Người chủ trì, tổ chức cuộc họp dễ dàng tiếp cận các tài liệu, bổ sung các tài liệu nhanh chóng đến tất cả các thành viên, cần lấy ý kiến riêng các thành viên cụ thể, phân quyền tiếp cận tài liệu cuộc họp khác nhau cho từng thành viên một cách tức thì, linh hoạt… Việc tham gia họp có thể không cần ngồi tập trung tại một địa điểm mà có thể kết nối qua chức năng truyền hình trực tuyến giữa các phòng họp, giữa các cá nhân với phòng họp, nhưng việc quản lý tài liệu họp, điều hành họp vấn thống nhất qua một phần mềm duy nhất.

Trong môi trường đặc thù Công an nhân dân, yêu cầu họp trực tuyến chưa phổ biến, do địa điểm khá tập trung, một số yêu cầu mật, nội bộ và các giải pháp đa phần kết nối Internet. Tuy nhiên, các giải pháp hiện tại đã cho phép triển khai nội bộ và trên mạng bảo mật, các phần mềm hoàn toàn trên mạng nội bộ bảo mật đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước.

Giải pháp phòng họp không giấy C500-VPS do Nhóm chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo Học viện ANND đang nghiên cứu thử nghiệm giải pháp tại Học viện. cụ thể:

Về mô hình phần cứng: các phòng họp kết nối mạng nội bộ/ bảo mật của đơn vị, thiết bị đầu cuối là các máy tính All In One có màn hình cảm ứng để thuận tiện làm việc. Các thành viên dự họp cũng có thể sử dụng máy tính xách tay cá nhân kết nối mạng để tiện xử lý công việc. Máy tính chỉ cần cài trình duyệt web, các phần bổ sung nếu cần: mềm ký số nếu cần ký văn bản, phần mềm bảo mật nếu kết nối mạng bảo mật. Ứng dụng hoạt động hoàn toàn qua trình duyệt web nên không cần máy cấu hình cao, phù hợp với đặc thù hạ tầng các đơn vị hiện tại. Các tài liệu hoạt động hoàn toàn trên trình duyệt web, không cần tải về máy nên đảm bảo yêu cầu quản lý tài liệu; ngay sau cuộc họp có thể xóa hoàn toàn dữ liệu trên máy và thu hồi tài liệu cuộc họp được tạo trên phần mềm.

Về phần mềm: sử dụng phần mềm C500-VPS hoạt động hoàn toàn trên trình duyệt web với các chức năng:

1. Tạo, quản lý, phân quyền và chia sẻ linh hoạt tài liệu cuộc họp

2. Xem, sửa tài liệu trực tuyến (excel, word, pdf, ảnh, video….)

3. Tích hợp tài khoản với các hệ thống có sẵn như LDAP, Active Directory hoặc các tài khoản độc lập

4. Gọi hình ảnh, chat trao đổi, đặt lịch của gọi, cuộc họp.

5. Tạo form xin ý kiến các thành viên dự họp…

Một số hình ảnh thử nghiệm tại Học viện.

Việc triển khai giải pháp phòng họp không giấy C500-VPS là một bước đi tất yếu, phù hợp với xu thế chuyển đổi số hiện nay. Tuy nhiên, để triển khai thành công hệ thống này đòi hỏi cần sự quyết tâm cao của lãnh đạo, sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị và sự hưởng ứng tích cực của toàn thể cán bộ, giảng viên Học viện. Với những lợi ích vượt trội và các giải pháp khả thi, C500-VPS hứa hẹn sẽ là một công cụ đắc lực, góp phần vào sự phát triển vững mạnh của Học viện ANND trong kỷ nguyên số./.

Trần Nghi Phú.